Conseils pratiques : faire avancer les choses

Terminer les tâches

La réalité est qu'on nous demande plus au travail : plus de tâches, des changements plus rapides. Les clients et les citoyens sont de plus en plus autonomes, leurs demandes augmentent et évoluent plus rapidement au fil du temps. Et les clients ont souvent le choix en raison de la concurrence (mondiale) accrue. Les organisations se rétrécissent ou leurs ambitions augmentent plus vite que le nombre d'employés disponibles. Pour beaucoup de gens, vient alors le moment où ils ne peuvent pas tout faire au travail. Le résultat peut être qu'il n'est pas non plus possible de « terminer » les affaires privées de manière satisfaisante. Vous reconnaissez-vous là-dedans ?

Rationalisez les tâches

Si vous devez faire plus que votre temps disponible, il y a deux options : travailler plus longtemps ou faire un choix entre les choses que vous faites et ne faites pas. De plus, vous pourrez peut-être faire votre travail plus facilement afin de gagner du temps. Quelle option vous attire le plus ? Que souhaitez-vous atteindre : plus dans le travail, plus dans la vie privée ou plus d'équilibre ?

Getting Things Done

Vous aimeriez avoir un aperçu rapide de vos tâches les plus importantes afin de pouvoir prendre une décision sur ce qu'il faut faire ensuite. Après tout, ce qui semble important maintenant peut être complètement différent en une heure, avec un seul appel téléphonique. Le travail ne consiste pas à faire toutes les tâches, mais les tâches les plus importantes.

Ce qui compte le plus ne peut pas toujours être prédit et peut changer rapidement. Getting Things Done vous donne un aperçu de vos tâches afin que vous puissiez choisir plus facilement quelle sera votre prochaine tâche. De plus, cela conduit à la tranquillité d'esprit, car vous donnez continuellement à toutes les tâches professionnelles et privées que vous avez encore à faire une place dans ce système.

Conseils pour utiliser la méthode Getting Things Done

Tout d'abord, il est important que vous structurez tous vos e-mails actuels.

Créez un dossier « Archive » dans votre programme de messagerie pour stocker des informations. Déplacez tous les dossiers actuels que vous avez vers ce dossier ! Ayez confiance que vous pouvez facilement trouver des e-mails avec la fonction de recherche.
Créez un dossier « En attente de » dans votre programme de messagerie. Ici, vous placez des copies des e-mails envoyés auxquels vous attendez une réponse.
Créez un dossier « Later-Maybe » dans votre programme de messagerie. Ici, vous mettez tous les e-mails dont vous avez besoin pour faire quelque chose, mais pas dans la semaine en cours. Tant pour le travail que pour le privé.

Tâches à faire cette semaine

Créez un dossier « Cette semaine » dans votre programme de messagerie. Celui-ci contiendra des tâches pour la semaine à venir, mais qui n'ont pas de date limite claire en termes de date et d'heure.
Créez un dossier '2 minutes' dans votre programme de messagerie. Ici, vous mettez de petites tâches que vous pensez pouvoir terminer en 2 minutes.
Créez un dossier "Pas pour moi" dans votre programme de messagerie. C'est là que vous mettez les e-mails avec des tâches qui sont destinées à d'autres.
Passez une heure à trier vos mails ! Commencez juste après le déjeuner. 1) Pouvez-vous le supprimer ? 2) Contient-il un délai ? 4) Dans quel dossier appartient-il (pas pour moi, 2 minutes, cette semaine, plus tard peut-être, en attente, archive).
S'il y a une date limite claire pour une tâche (jour ou heure précise), mettez la tâche dans votre calendrier. Pas de délai clair ? puis déplacez le courrier vers cette semaine (à exécuter dans la semaine en cours) ou vers plus tard peut-être (pour la semaine prochaine ou plus tard)
Y a-t-il plusieurs types de tâches dans un e-mail, par exemple à la fois des tâches pour vous-même et des tâches que vous souhaitez attribuer à d'autres ? Ensuite, envoyez-vous un e-mail avec plusieurs e-mails que vous pouvez subdiviser en : pas pour moi, 2 minutes, cette semaine, plus tard peut-être.
Si vous vous envoyez un e-mail, indiquez clairement dans l'objet ce que vous devez faire et éventuellement déjà dans quel dossier e-mail il appartient : pas pour moi, 2 minutes, cette semaine, plus tard, peut-être, attendez - haut, archive.
Lors de l'envoi de questions ou de demandes par e-mail, assurez-vous que ces messages sont copiés dans le dossier "En attente de". Vous aurez alors un aperçu des questions et demandes en suspens à tout moment.
Avec une boîte de réception pleine, le tri peut prendre un certain temps, mais au bout de quelques heures, votre boîte de réception sera vide. Vous pouvez diviser cela en triant pendant 10 minutes aujourd'hui sans répondre.
Les e-mails datant de plus d'un mois ne sont pas très importants. Sinon d'autres seraient déjà revenus vers vous / vous en auriez fait quelque chose. Si c'est le cas, supprimez ces e-mails, gagnez immédiatement du temps.
Enregistrez les e-mails. En ne répondant pas immédiatement à tous les e-mails entrants, vous créez du temps pour progresser sur des tâches que vous avez précédemment marquées comme importantes. Cela prend du courage, mais c'est en fait le moyen de faire plus / mieux travailler. Est-il possible de limiter cela à un maximum de 3 fois par jour ? Ou même jusqu'à 1 fois ?
Le moment idéal pour trier les e-mails est juste après le déjeuner. La concentration n'est alors pas très élevée, idéale pour un travail simple comme trier des mails sans répondre. Et vous obtenez des résultats immédiats : aperçu via une boîte de réception vide.
Toutes sortes de tâches vous passent par la tête, professionnelles et privées ? Notez-les et assurez-vous éventuellement qu'ils apparaissent sur votre calendrier (s'il y a une date limite) ou dans votre boîte de réception sous forme d'e-mail.
Après avoir trié vos e-mails, vérifiez s'il reste des tâches provenant des messages vocaux, des SMS et d'éventuels autres canaux de communication professionnels tels que Skype. Transformez-les également en éléments de calendrier ou en e-mails que vous pouvez traiter.
Après avoir trié les e-mails, traitez d'abord les tâches "pas pour moi". Mettez-vous dans le (B)CC afin de pouvoir déplacer ultérieurement ces e-mails dans le dossier 'en attente de'.
S'il reste du temps dans le temps que vous avez réservé pour traiter les e-mails, traitez les e-mails du dossier '2 minutes' après 'pas pour moi'. Faites quelques mesures rapides.

Ordre des tâches sur une journée de travail

Si le travail ou des choses privées vous traversent l'esprit au début de la journée de travail, envoyez-les directement par e-mail en tant que tâche. Ça respire !
Au début de la journée de travail, vous commencez dans votre agenda, pour les tâches dues aujourd'hui, puis dans le dossier e-mail Cette semaine contenant les tâches de la semaine en cours. Commencez par la tâche la moins amusante et faites-la tout de suite.
Moins vous passez de temps à répondre aux e-mails entrants, meilleure est votre concentration et plus vous pouvez consacrer de temps à des tâches importantes.
Il faut trier chaque jour ses e-mails entrants et répondre à quelques-uns si besoin par la suite (« pas pour moi » et « 2 minutes » !). Faites-le de préférence entre 13h00 et 14h00.
En travaillant de préférence le matin sur les tâches importantes de la veille et en ne triant et répondant aux e-mails qu'après 13h00, vous avez la vue d'ensemble l'après-midi pour choisir ce qui est réellement le plus important.
Pour résister à la tentation de répondre directement aux emails entrants, il est nécessaire de désactiver toutes les notifications (sons, pop-ups, icônes visibles). Recherchez Google pour "désactiver les perspectives de notification par e-mail [ou votre programme]".
Après des consultations (téléphoniques), il y a souvent des listes d'actions et de promesses sur papier ou dans votre tête. Il faut alors immédiatement après la consultation convertir ces listes en tâches que vous vous envoyez par e-mail. Un e-mail par tâche. Les tâches avec une date limite (promesse) appartiennent à l'ordre du jour.
Collectez du courrier, des notes ou d'autres éléments physiques qui nécessitent des actions à un moment donné. Vous pouvez l'emporter avec vous pendant le rituel de traitement des e-mails de l'après-midi. Le traitement peut parfois être utile en prenant une photo et en vous l'envoyant par e-mail.

Tout commence et finit par pourquoi

Jetez un regard critique sur votre description de poste et votre contribution unique à l'organisation dans laquelle vous travaillez. Qu'attend-on de vous au travail dans les six mois à venir ? Écrivez-le dans un e-mail à vous-même intitulé "Objectifs de travail".
N'est-ce pas clair à 100% pour vous ce que vous devez accomplir dans les six mois à venir ? Ensuite, prenez immédiatement un rendez-vous de calendrier pour clarifier cela (avec des collègues ou un responsable). Cela apporte immédiatement de la clarté pour vous et votre organisation ! Partagez-les avec vous-même via un e-mail "Objectifs de travail".
Quelles sont vos passions ? À quoi aimeriez-vous accorder plus d'attention ? Cela peut être au travail ou en privé. Partagez-les avec vous-même via un e-mail intitulé "Mes objectifs". Ne soyez pas trop difficile, quelques mots clés suffisent.
Qu'aimeriez-vous accomplir dans votre travail au cours des six prochains mois ? Ceux-ci peuvent être des résultats, mais aussi quelque chose comme plus de contrôle sur le travail. Incluez quelques mots à ce sujet dans l'e-mail que vous vous adressez et intitulé "Mes objectifs".

Entretien hebdomadaire

Une fois par semaine, de préférence une demi-journée avant la fin de votre semaine de travail, il est temps de réfléchir aux priorités à court et à long terme. Commencez par passer en revue vos objectifs de travail et vos propres objectifs (les deux e-mails que vous vous êtes envoyés).
Limitez l'entretien hebdomadaire à un maximum de 30 minutes et mettez-le en tâche dans votre agenda. Réfléchir à votre travail prend un peu de temps, mais offre une vue d'ensemble, de la concentration et encore plus de temps.
Une fois par semaine, déterminez si vous vous rapprochez de vos objectifs professionnels et de vos objectifs personnels. Sinon, créez au moins 1 tâche pour vous en rapprocher dans la semaine à venir.
Parcourez votre dossier de messagerie une fois par semaine cette semaine. Supprimer toutes les tâches terminées. Y a-t-il des tâches qui ne sont plus d'actualité ? Supprimez-les ou déplacez-les vers plus tard, peut-être. Examinez le dossier plus tard, peut-être et déterminez si des tâches doivent être déplacées vers la semaine prochaine (vers le dossier "Cette semaine").
Une fois par semaine, consultez votre calendrier pour les trois prochaines semaines et déterminez si vous devez créer de nouvelles tâches pour respecter vos échéances à venir. Ceux-ci apparaîtront dans votre calendrier ou dans le dossier "Cette semaine".

Continuer à freiner le travail

Si vous souhaitez bloquer dans votre agenda le temps que prennent les tâches, divisez les tâches qui prennent plus d'une heure en 2 tâches ou plus (par exemple newsletter 50% prête et newsletter 100% prête. Faites donc 2 tâches ou plus . la partie 1 est prête, vous pouvez voir si vous êtes toujours dans les temps, en termes de temps estimé pour la partie 2. Si ce n'est pas le cas, vous avez la possibilité d'informer le destinataire qu'il viendra plus tard.
Prévoyez au moins 20 % de votre journée de travail libre pour des événements imprévus. Il ne s'agit pas toujours de ne pas respecter votre délai. Le fait est que le destinataire de votre travail garde le contrôle de la situation. Plus tôt vous communiquez que quelque chose ne va pas fonctionner, plus le destinataire aura de contrôle sur la situation.
Difficulté à s'endormir à cause des tâches qui vous trottent dans la tête ? Fournissez un stylo et du papier et notez les tâches immédiatement. Le lendemain, vous les mettez dans votre agenda (s'il y a une date limite) ou vous les envoyez par e-mail. (cette semaine – plus tard/peut-être – pas pour moi).
Travaillez plus efficacement. En marchant 3 minutes toutes les heures et en vous éloignant ainsi de votre bureau, vous diminuez le niveau de stress dans le corps. Cela vous permet de mieux vous déconnecter de votre travail et de devenir plus créatif.
Si vous avez perdu le contrôle de votre tête pendant un certain temps, vous pouvez le restaurer activement en faisant une marche de 5 à 10 minutes. Reprenez ensuite les conseils Get Things Done pour vous remettre sur la bonne voie (agenda, cette semaine).
Les tâches qui nécessitent une concentration profonde sont mieux faites le matin. Les tâches qui demandent de la créativité sont plus faciles l'après-midi.
Êtes-vous à court d'énergie et avez-vous du mal à choisir une tâche parmi les tâches de cette semaine ? Ensuite, essayez une tâche qui demande plus de créativité, comme un bref remue-méninges.
La charge de travail augmente-t-elle malgré l'application de Getting Things Done et les pauses (de marche) ? Prenez immédiatement rendez-vous avec un collègue pour discuter des problèmes et demander de l'aide.
La charge de travail augmente-t-elle, malgré l'application de Getting Things Done et les pauses (de marche) ? Faites une proposition à votre superviseur à laquelle il pourra répondre par oui ou par non. Mettez les tâches qui vous donnent de l'énergie dans votre propre paquet de tâches et trouvez des solutions pour les tâches que vous ne pouvez plus faire.
Si une tâche vous coûte de l'énergie et qu'un collègue lui en donne, est-il possible que ce collègue accomplisse cette tâche ? Faites une proposition à votre manager.