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Conseils pratiques pour travailler de manière efficace au bureau

 
Télécharger en tant que PDF Chaque employé ou utilisateur d’écran rencontre parfois des difficultés à se concentrer. Cela est particulièrement vrai pour un bureau ouvert où l’attention est très vite détournée lorsque des collègues discutent ensemble, téléphonent ou lorsque la radio est en marche. Nous avons dressé une liste de conseils pratiques qui vous aideront à travailler de manière plus sereine et plus efficace.
  • Eteignez les signaux d’alerte d’e-mail qui détournent l’attention dès la réception d’un mail. Et puisque vous êtes occupé : faites de même pour les signaux sonores provenant de votre portable. Excellez dans ce sens en éteignant votre portable pendant quelques heures pour travailler pleinement concentré.

  • Consultez votre boîte mail à des moments précis, et non dès qu’un mail arrive dans votre boîte mail. Exemple : au milieu de votre journée de travail et une autre fois, une heure avant de quitter le bureau. S’il y a urgence, on vous appellera ou on passera vous voir.

  • Utiliser les dernières 5 à 10 minutes de votre journée de travail à dresser une liste des choses à faire le lendemain. Cela vous aidera à entrer immédiatement dans votre rythme de travail sans avoir à penser à ce que vous devez faire et par quoi vous devez commencer. Cette méthode vous aidera à travailler sereinement, à tête reposée et vous permettra de mieux vous concentrer pour chaque tâche à effectuer.

  • Installez votre e-mail de sorte à ce qu’il s’ouvre dans votre agenda. Ainsi, vous ne pourrez pas être distrait par une boîte e-mail pleine! En résumé, vous pouvez ouvrir votre programme e-mail le matin mais n’en retenez que les vraies dates butoirs : les heures de réunion ou les choses importantes à faire. Vous voulez savoir comment ça marche ? chercher dans Google sur [nom de votre programme e-mail] démarrer avec agenda.

  • Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois ! Terminez d’abord une tâche ou travaillez avec un bloc heure (60 – 90 minutes) par tâche.

  • Quittez votre bureau chaque heure pour marcher pendant trois minutes. Si possible, allez à l’extérieur, faites par exemple le tour de l’entreprise ou marchez jusqu’au bout de la rue. Le fait de bouger permet à son cerveau de se ressourcer, de mémoriser activement l’information et de mieux se concentrer au retour à votre bureau. Votre travail gagnera en termes d’efficacité et cela vous permettra de gagner du temps sur la journée. Oui, vous lisez bien : le fait de ne rien faire pour un instant permet de travailler plus vite et mieux par la suite.

  • Vous venez de terminer un travail qui a nécessité de vous une grande concentration. Accordez-vous alors une récompense. Allez faire une petite promenade, jouez au Candy Crush ou WordFeud sur votre téléphone ou consultez vos réseaux sociaux. L’avantage de le faire à ce moment là est que vous ne serez pas distrait pendant le travail. En programmant des moments de distraction permet à votre cerveau de se ressourcer pour la période de travail qui suit.

  • Planifiez ainsi votre travail en effectuant les tâches qui requièrent un maximum de concentration pendant la matinée (entre 10h00 et 12h00), au moment où votre niveau de concentration est le plus élevé. L’après-midi est plus adaptée aux séances de brainstorming et tâches créatives ou tâches d’exécution plus simples.

  • Si vous travaillez dans un bureau ouvert mais que vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche, comment faire ? Essayer de trouver un endroit au calme et informez vos collègues que vous n’êtes pas disponible dans l’heure qui suit.

  • Fixez des règles entre collègues pour que personne ne soit gêné par le bruit. Vous avez un entretien avec un collègue qui dure plus de 5 minutes ? Allez dans un autre espace.

  • Osez faire remarquer à vos collègues que leurs appels téléphoniques sont trop bruyants. Exposez le problème en essayant de savoir si votre collègue est conscient du problème et s’il est prêt à la discrétion la fois suivante ou réfléchissez ensemble à une autre solution.

  • Le chaos au travail, c’est le chaos dans la tête. Essayez de mettre de l’ordre dans votre espace de bureau tout comme sur votre bureau pour plus de sérénité dans le travail.

Vous n’arrivez toujours pas à travailler de manière efficace au bureau ? Essayez alors d’effectuer des tâches nécessitant une grande concentration de votre part à un moment plus calme au bureau et si possible, réservez cette tâche pour une journée de travail à la maison.
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