Desksharing

Cela se fera, mais pas comme avant. Les employés alterneront entre le travail à domicile et au bureau en fonction de leurs tâches, des collègues présents et du besoin de se concerter. Le bureau comme nouveau lieu de rencontre. Le coin café 2.0.

Nous avons appris que nous pouvons travailler de manière concentrée à la maison. Les concertations se font de manière numérique. Mais il est bien plus efficace de se concerter en direct, sans l’intermédiaire d’un écran. Et les jours où l’on est au bureau, la journée sera différente. On passera d’un moment de concertation vers du travail effectué au poste de travail, pour ensuite participer à une séance d'inspiration ou de coaching. Il s’agit de moments de discussion, entrecoupés par des plages de travail à l'ordinateur.

Dans le passé, nous avions souvent recours à un poste de travail personnel et fixe ou alors, nous avions déjà franchi le pas vers la mise en œuvre de postes de travail flexibles. Dans « Le bureau hybride », nous allons bien plus souvent partager les postes de travail, ce qu’on appelle également le partage de bureaux (Desksharing).

Si la ligne est si fine entre le partage efficace de bureaux au travail et les perturbations dues au poste de travail, pourquoi s'y risquer ? C’est simple. Les avantages d'un accord de partage de bureaux réussi l'emportent sur les inconvénients.

Avantages

• Gain d'espace et réduction des coûts pour l'organisation
• Nouvelles opportunités de collaboration entre collègues
• Plus grande flexibilité pour l’entreprise et les employés
• Prise en charge d'une main-d'œuvre flexible (à distance, à temps partiel, indépendante)
• Stimulation d’un cadre de travail social
• Stimulation des employés pour qu’ils soient plus ordonnés et plus propres
• Égalisation des conditions de travail dans un bureau et création d’égalité.

Inconvénients

• Manque d'espace personnel et privé pour les employés
• Davantage de perturbations au travail
• Défis pour l'informatique et l'infrastructure de soutien
• Les employés prennent plus de temps pour s’installer et travailler
• Favorise la formation de territoires

​​​​​​​S'ils sont gérés correctement, les inconvénients sont faciles à minimiser ou à éliminer complètement. Les collaborateurs sont fort motivés à respecter les conventions de partage de bureaux.

Voici quelques conseils pour une bonne transition vers les bureaux partagés :
 

• Veillez à obtenir l'accord des employés. Expliquez les avantages et apaisez les préoccupations pour stimuler une impression positive.
   
• Répondez activement aux préoccupations des employés. Ciblez les points sensibles et présentez des solutions innovantes. Une surveillance responsable peut faciliter le changement.
   
• Déterminez le nombre de bureaux nécessaires et prévoyez un budget généreux. Tenez compte du nombre d'employés, des quarts de travail effectués et d’autres variables ayant une influence sur les effectifs. Cela paraît contre-intuitif pour réduire les coûts, mais c’est en prévoyant des bureaux supplémentaires que chaque employé peut disposer d'un endroit pour travailler pendant les heures de pointe.
   
• Établissez des directives et une étiquette pour les bureaux partagés. Cela permet de prévenir les mauvaises habitudes avant qu'elles ne se manifestent. C'est un bon moyen de donner le ton des attentes des employés quant à la nouvelle disposition.
   
• Changez progressivement. Si tout le bureau change en une semaine, certains employés ne pourront pas changer ou s'adapter. Désignez un nombre de bureaux à convertir dans un délai fixe et entamez lentement la transition. C'est moins abrupt et cela donne aux employés le temps de s'adapter.
   
• Créez une variété de types et d'emplacements de bureaux, ainsi que des espaces de travail complémentaires en dehors des bureaux partagés. Les employés ne doivent pas avoir l’impression d’être confinés par un manque de place. Proposez des options pour améliorer le taux d'occupation.
   
• Déléguez des compétences à un office manager ou à un facility manager. La création d'une autorité centrale pour répondre aux litiges et aux questions rassure les employés en cas d'ambiguïté.
   
• Créez un entonnoir pour gérer le retour d'informations sur les espaces de travail partagés. Qu'est-ce que les employés aiment ou n'aiment pas ? Qu'est-ce qui ne répond pas à leurs besoins ou à leurs attentes ? Comment améliorer l’aménagement ? Mettez un forum permanent en place.