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Que feriez-vous si demain votre e-mail ne fonctionne plus soudainement ?

 
Télécharger en tant que PDF ‘Ting, ting’, un nouveau mail vient d’arriver ou un pop-up apparaît sur votre page de bureau ou votre téléphone. Sans vous en rendre compte, vous avez déjà cliqué sur l’e-mail que vous êtes en train de lire alors que vous étiez concentré à une tâche beaucoup plus importante. Reconnaissez-vous cette situation ?

Une étude a permis de démontrer que 23% des employés de bureau passent leur temps à lire et répondre aux e-mails et de surcroît que 70% de ces e-mails reçus sont même répondus dans les 6 secondes qui suivent leur réception. Mais que se passe t-il si demain vous allez au bureau et que la fonction e-mail de votre ordinateur s’est brutalement interrompue ?

Réduction de stress
L’Université de Californie a fermé l’accès mail pendant 5 jours ouvrables à un groupe de 13 employés. Avant de démarrer cette étude, la moitié des employés n’avait plus aucun contrôle sur leur travail du fait de l’abondance d’e-mails. Le fait de ne plus maîtriser les choses constitue une grande source de stress.

Pendant cette étude, les employés ont rempli des questionnaires afin de mesurer leur niveau de stress. En outre, des cardio-fréquencemètres enregistraient le niveau de stress objectif (en mesurant la variabilité des battements du coeur).

Les employés indiquaient être plus détendus sans avoir à consulter les e-mails reçus. En outre, il ressort d’une donnée sur le rythme cardiaque objectif qu’il y a une réelle réduction du stress. Ces résultats sont déjà intéressants en termes de santé. Cette étude s’est aussi penchée sur les autres conséquences qu’apporte le travail au niveau concentration et coopération en laissant la boîte e-mail de côté.

Moins de multitâches, davantage de tâches uniques
Un logiciel a enregistré la durée de travail sans interruption des employés occupés dans un programme et la fréquence de changement entre les différents programmes. Cet enregistrement permet de démontrer que plus une personne est activement occupée par un programme, moins le multitâches à sa place et meilleure s’en porte la concentration.

Sans cette interruption pour consultation e-mail, la concentration est doublée en termes de durée sur l’écran en question avant de visionner un autre écran. Le nombre plus faible de changements d’écran en est le reflet.



Mis à part les résultats de test repris ci-dessus, les employés ont indiqué pouvoir se concentrer plus durablement sur une tâche et leur travail de manière générale. Une conclusion importante est que sans consultation de la boîte e-mail, les tâches et les projets en général sont prêts plus tôt.

Amélioration des relations au travail et davantage de relations sociales
En éteignant la fonction e-mail, les personnes sont alors obligées de transmettre leurs informations autrement, générant ainsi davantage de contacts entre les personnes et de contacts par téléphone ce qui est profitable aux relations entre collègues. En effet, les relations sociales augmentent le plaisir au travail d’après les participants à cette étude.

Les collègues des participants (ceux qui disposaient encore de leur fonction e-mail mais ne pouvaient plus entrer en contact avec les participants) ont indiqué qu’il leur avait été un peu plus difficile d’obtenir certaines informations. Cela n’a rien changé en termes de satisfaction concernant leurs collègues sans e-mail, leur niveau de productivité et de stress.

Nette diminution des tâches envoyées par facilité
La fonction e-mail facilite la délégation des tâches. Mais rien de plus embêtant que de recevoir un e-mail de votre supérieur alors que vous êtes pleinement concentré sur une tâche, vous demandant brutalement de prendre en charge une autre tâche, de la livrer au plus vite en somme d’interrompre celle avec laquelle vous êtes occupé.

Stopper la fonction e-mail peut avoir des conséquences intéressantes sur le comportement délégation. Un participant à l’étude recevait souvent des tâches à effectuer immédiatement par son supérieur. La conséquence logique : une élévation du niveau de stress. Le fait de stopper la fonction e-mail a entraîné que cette personne ne reçoit plus de tâches « impossibles ». Il est sûr que le responsable en question aurait très bien pu l’appeler, mais il ne l’a pas fait ! En somme, stopper la fonction e-mail permet une baisse des tâches à effectuer lesquelles sont envoyées autrement car c’est tout simplement facile par e-mail.

Que s’est-il passé une fois l’étude achevée ?

Autrement dit, que se passe t-il, si demain votre fonction e-mail ne fonctionne plus ? Surtout beaucoup de choses positives !
  • Réduction de stress
  • Travail plus efficace et plus concentré
  • Amélioration des relations au travail
  • Accroissement du plaisir au travail
  • Accroissement des initiatives personnelles (moins de tâches envoyées par facilité)
  • Les collègues et les supérieurs sont aussi satisfaits de la coopération et de la communication

A noter cependant un inconvénient assez fondamental de la part des participants à cette étude. Etant donné que leurs collègues disposaient de la fonction e-mail, ces derniers avaient l’impression d’être écartés de certaines informations majeures. Cette angoisse a fait que presque tous les participants ont préféré remettre en marche leur fonction e-mail immédiatement au terme de cette étude, entraînant à nouveau des situations de stress.

Que cela signifie t-il pour vous aujourd’hui ?

Les avantages du travail sans la fonction e-mail sont grands, mais travailler sans fonction e-mail est impossible, ne serait-ce que pour répondre à la demande des clients. Mais comment tirer profit quand même de cette étude ?
  • Allonger la durée de réactivité aux e-mails car personne n’a dicté qu’il fallait répondre dans les 6 secondes qui suivent la réception. S’il y a vraiment urgence, on prend le téléphone.
  • Eteindre l’information e-mail si vous avez l’impression d’être sans cesse interrompu dans vos tâches que vous n’arrivez pas à terminer car vous vous sentez obligé de consulter vos e-mails.
  • Vous souhaitez être plus efficace pendant votre journée de travail ? Essayez alors de travailler sans e-mail ne serait-ce que le temps d’une matinée, et de ne consultez vos mails que plus tard. Le monde continuera quand même de tourner même si vous vous absentez une journée. Quel objectif pouvez-vous atteindre si vous travaillez d’abord 2 heures, idéalement 4 heures d’affilée ?
  • Consultez vos mails au maximum 4 fois dans la journée pour finalement ne les consulter que 2 fois par jour (au milieu de votre journée de travail et juste avant de repartir chez vous).

Mais oserez- vous le faire ?


Sources
Czerwinski, M., Horvitz, E., and Wilhite, S. A diary study of task switching and interruptions. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 175 – 182.
González, V.M. and Mark, G. “Constant, constant, multitasking craziness”: Managing multiple working spheres. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 113 – 120.
Hewlett, S.A. and Luce, C.B. Extreme jobs: The dangerous allure of the 70-hour workweek. Harvard Business Review 84, 12 (2006), 49 – 59, 162.
Mark, G and Voida, S. “A Pace Not Dictated By Electrons”: An Empirical Study of Work Without Email. In Proc. CHI 2012, ACM Press (2012), 555 – 564.

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