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Comment garder votre bureau en ordre à un poste de travail flexible ?

Vous avez certainement déjà vécu cette situation. Le matin, vous arrivez au travail, vous cherchez un bureau pour y travailler la journée et vous sortez votre ordinateur portable de votre sac. Ensuite, vous raccordez votre clavier et votre souris et vous connectez votre écran à votre ordinateur portable. Votre poste de travail est prêt à être utilisé… Enfin presque, car hier, votre collègue, assis à ce même bureau, est parti en laissant le bureau tout à fait vide. Tout comme vous l’avez fait à votre poste de travail d’hier. Retournez donc à votre casier, lockercase ou trolley pour prendre vos documents, stylos et post-its.

clean desk
Le Nouveau Monde du Travail
Le Nouveau Monde du Travail - NMT - (NWOW) veut rendre le travail plus flexible, tant au niveau du moment que de la localisation. Il n’y a donc plus de postes de travail fixes mais bien des endroits flexibles. Ceux-ci peuvent être situés à domicile ou en cours de route, mais également chez vous au travail. Vos collaborateurs déterminent eux-mêmes quand, où et comment ils obtiennent les résultats souhaités. Dans le Nouveau Monde du Travail, vos équipes reçoivent plus de responsabilités et d’autonomie. C’est l’un des facteurs qui augmente la satisfaction des employés. En même temps, cela permet de réduire les frais de location d’espace et des TIC. Il y a également un inconvénient dont il faut tenir compte.

En effet, le Nouveau Monde du Travail amène des responsabilités et des règles de jeu. De nombreuses entreprises choisissent de connecter l’introduction du Nouveau Monde du Travail à une politique du bureau propre. Le bureau propre nécessite toutefois des explications, suffisamment de communication, des nouvelles aptitudes, des ressources et des concepts de poste de travail adaptés.
 
Autonomie
Le Nouveau Monde du Travail contribue à l’autonomie de l’employé. Il est important de soutenir la politique organisationnelle et de correctement coordonner les outils et la technologie afin d’optimiser la productivité. Cela permet en outre aux employés d’optimiser leurs propres prestations de travail et d’ainsi augmenter leur satisfaction, leur motivation et leur créativité.

Toutefois, cette autonomie et flexibilité de travail poussent les organisations à conclure des accords clairs avec leurs employés pour déterminer ce qui relève de l’autonomie de l’employé et ce qu’implique le travail flexible.
Autonomie
Bureau propre, qu’est-ce que c’est ?
Dans le cadre de la politique du Bureau propre, les employés sont censés garder leur bureau propre et rangé à la fin d’une période de travail et de ranger ou emporter des choses telles que des documents, du matériel d’écriture et des affaires personnelles. Dans certains cas, la politique recommande que le bureau soit propre et rangé à chaque fois que l’on quitte le bureau, même pour un rendez-vous d’une heure. De cette façon, les postes de travail sont exploités de façon optimale, sans être inutilement occupés pendant l’absence de l’utilisateur.

Souvent, les bureaux qui ont adopté le Nouveau Monde du Travail ont l’air bien et uniformément organisés et offrent un environnement inspirant, surtout dans la période suivant la réception. En fonction de leurs tâches, les employés sont censés choisir tous les jours un poste de travail adéquat : poste d’arrivée, poste de concertation, poste de concentration, etcétéra. Nos employés peuvent travailler partout grâce à nos technologies contemporaines, et donc également chez eux, à la maison. Le travail se fait essentiellement de façon numérique, par ordinateur, et la disponibilité des archives physiques a donc fortement baissé. Le casier, lockercase ou trolley fonctionnent comme archives de travail personnelles. Puisque chaque poste de travail doit être disponible pour tout le monde, la politique du bureau propre s’applique.

clean desk policy example
Eléments indissociables
Dans 9 organisations sur 10, le NMT et le Bureau Propre sont indissociables. L’une des principales raisons citées est le besoin de protéger les données de l’entreprise. Les documents confidentiels ou les données de client sensibles, à caractère privé, présentent un risque pour l’entreprise. De plus, un bureau rempli et désordonné ne fait pas une forte impression professionnelle envers les collègues, les clients en visite ou le monde extérieur. Un bureau vide apporte la « sérénité » nécessaire pour effectuer un travail plus organisé et plus facile.

Pourtant, l’étude nationale sur les postes de travail aux Pays-Bas « Nationale Werkplekonderzoek » montre que pour 38 % des employés, il est essentiel de se « sentir à la maison » à leur poste de travail (2011)1. 47 % des interrogés estiment que la personnalisation du poste de travail est importante. Et une étude scientifique de l’Université d’Exeter (Royaume-Uni)2 indique que les employés sont plus heureux quand ils peuvent aménager leur propre poste de travail au bureau.
 
Aspects supplémentaires
Souvent, la gestion des établissements insiste également sur d’autres aspects, tels que l’hygiène et les frais de nettoyage. Il est impossible de bien, ou suffisamment, nettoyer soi-même les bureaux couverts de documents, classeurs, claviers et souris, et cela peut avoir un impact sur l’hygiène et/ou le niveau des coûts de nettoyage. Les bactéries et moisissures prolifèrent dans un environnement de bureau. Les chaises de bureau, le revêtement de sol, les pots de fleurs et de plantes ainsi que les claviers sont un réel terreau pour les bactéries. En soi, il n’y a pas de mal, car les bactéries et moisissures sont omniprésentes. Mais lorsqu’on recense plus de 500 bactéries par mètre cube, l’on peut dire que ce poste de travail est malsain.
Aspects supplémentaires
Qu’est-ce qu’il vous faut pour une politique du Bureau propre réussie ?
Si vous adoptez une politique du Bureau propre dans le cadre du Nouveau Monde du Travail, il faut prévoir un endroit où vos employés ont l’occasion de ranger leurs affaires quand ils rangent le bureau. Il peut s’agir d’un trolley ou d’un endroit central avec des casiers. Il est également important de débattre de l’option de disposer de son propre clavier ou non (en partie pour des raisons d’hygiène). Lorsqu’on range également son clavier et sa souris individuels, le bureau a l’air encore plus ordonné.
 
Lockercase
Une autre solution consiste à utiliser un « Lockercase ». Il s’agit d’une boîte de rangement personnelle pour vos accessoires de bureau. De cette façon, les travailleurs flexibles disposent à tout moment de leurs fournitures de bureau. Avant d’entamer le travail, vous récupérer votre boîte dans un placard situé à un endroit central, et vous le replacez quand vous avez fini.
Trolley
Un trolley pour ordinateur portable dispose de suffisamment d’espace pour y ranger un clavier, une souris, un support pour ordinateur portable, des stylos et des documents, en plus de l’ordinateur portable. Ainsi, vous disposez à tout moment de vos accessoires de travail. Et vous laissez en outre un bureau propre et vide pour le prochain collègue.

Un propre clavier (sans fil) ou non ?
En gardant à l’esprit le contexte de l’hygiène, il n’est pas étonnant que de plus en plus d’organisations décident d’attribuer un clavier personnel à tous leurs employés. Outre les conditionnalités ergonomiques, à prendre en considération pour faire le bon choix, la pollution et les coûts détiennent également un rôle important. Un clavier sans fil offre une certaine liberté aux employés, mais est à la fois une source de défis pour les employeurs (gestion de l’ICT, délivrance et taxe environnementale des batteries). Certains fournisseurs répondent habilement à cette tendance par l’introduction de claviers compacts, à la fois sans fil et chargeables. Une solution qui permet de concilier l’hygiène, la pollution, les frais de nettoyage des établissements et le confort d’utilisation.
 
Conclusion
Le Nouveau Monde du Travail et la Politique du bureau propre sont deux notions compatibles. Du point de vue de l’employeur, le Bureau Propre est même devenu incontournable. Les employés ressentent parfois la Politique du bureau propre comme une charge supplémentaire et un facteur ennuyant. Il est possible de changer cette perception en communiquant clairement les règles de jeu et en mettant les bons dispositifs à la disposition de tous.
 



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