Comment garder votre bureau en ordre à un poste de travail flexible ?

Le Nouveau Monde du Travail - NMT - (NWOW) veut rendre le travail plus flexible, tant au niveau du moment que de la localisation. Il n’y a donc plus de postes de travail fixes mais bien des endroits flexibles. Ceux-ci peuvent être situés à domicile ou en cours de route, mais également chez vous au travail. Vos collaborateurs déterminent eux-mêmes quand, où et comment ils obtiennent les résultats souhaités. Dans le Nouveau Monde du Travail, vos équipes reçoivent plus de responsabilités et d’autonomie. C’est l’un des facteurs qui augmente la satisfaction des employés. En même temps, cela permet de réduire les frais de location d’espace et des TIC. Il y a également un inconvénient dont il faut tenir compte.

En effet, le Nouveau Monde du Travail amène des responsabilités et des règles de jeu. De nombreuses entreprises choisissent de connecter l’introduction du Nouveau Monde du Travail à une politique du bureau propre. Le bureau propre nécessite toutefois des explications, suffisamment de communication, des nouvelles aptitudes, des ressources et des concepts de poste de travail adaptés.
 

Dans le cadre de la politique du Bureau propre, les employés sont censés garder leur bureau propre et rangé à la fin d’une période de travail et de ranger ou emporter des choses telles que des documents, du matériel d’écriture et des affaires personnelles. Dans certains cas, la politique recommande que le bureau soit propre et rangé à chaque fois que l’on quitte le bureau, même pour un rendez-vous d’une heure. De cette façon, les postes de travail sont exploités de façon optimale, sans être inutilement occupés pendant l’absence de l’utilisateur.

Souvent, les bureaux qui ont adopté le Nouveau Monde du Travail ont l’air bien et uniformément organisés et offrent un environnement inspirant, surtout dans la période suivant la réception. En fonction de leurs tâches, les employés sont censés choisir tous les jours un poste de travail adéquat : poste d’arrivée, poste de concertation, poste de concentration, etcétéra. Nos employés peuvent travailler partout grâce à nos technologies contemporaines, et donc également chez eux, à la maison. Le travail se fait essentiellement de façon numérique, par ordinateur, et la disponibilité des archives physiques a donc fortement baissé. Le casier, lockercase ou trolley fonctionnent comme archives de travail personnelles. Puisque chaque poste de travail doit être disponible pour tout le monde, la politique du bureau propre s’applique.

Dans 9 organisations sur 10, le NMT et le Bureau Propre sont indissociables. L’une des principales raisons citées est le besoin de protéger les données de l’entreprise. Les documents confidentiels ou les données de client sensibles, à caractère privé, présentent un risque pour l’entreprise. De plus, un bureau rempli et désordonné ne fait pas une forte impression professionnelle envers les collègues, les clients en visite ou le monde extérieur. Un bureau vide apporte la « sérénité » nécessaire pour effectuer un travail plus organisé et plus facile.

Pourtant, l’étude nationale sur les postes de travail aux Pays-Bas « Nationale Werkplekonderzoek » montre que pour 38 % des employés, il est essentiel de se « sentir à la maison » à leur poste de travail (2011)1. 47 % des interrogés estiment que la personnalisation du poste de travail est importante. Et une étude scientifique de l’Université d’Exeter (Royaume-Uni)2 indique que les employés sont plus heureux quand ils peuvent aménager leur propre poste de travail au bureau.
 

Si vous adoptez une politique du Bureau propre dans le cadre du Nouveau Monde du Travail, il faut prévoir un endroit où vos employés ont l’occasion de ranger leurs affaires quand ils rangent le bureau. Il peut s’agir d’un trolley ou d’un endroit central avec des casiers. Il est également important de débattre de l’option de disposer de son propre clavier ou non (en partie pour des raisons d’hygiène). Lorsqu’on range également son clavier et sa souris individuels, le bureau a l’air encore plus ordonné.
 

Le Nouveau Monde du Travail et la Politique du bureau propre sont deux notions compatibles. Du point de vue de l’employeur, le Bureau Propre est même devenu incontournable. Les employés ressentent parfois la Politique du bureau propre comme une charge supplémentaire et un facteur ennuyant. Il est possible de changer cette perception en communiquant clairement les règles de jeu et en mettant les bons dispositifs à la disposition de tous.