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Bureau à espace ouvert : Le modèle des postes de travail modernes

Le bureau à espace ouvert fait aujourd’hui partie prenante de notre environnement de bureau. Le travail flexible est une autre tendance à adopter par nous tous, qu’on le veuille ou non. Pas de postes de travail fixes mais bien un espace ouvert. Il faudra alors relever des défis particuliers. Car où faut-il s’asseoir pour rédiger en toute tranquillité un rapport qui requiert une grande concentration ? Ou pour téléphoner sans déranger vos collègues ? Voici quelques situations où le bureau à espace ouvert constitue plutôt un obstacle au lieu d’être un endroit de travail agréable.

Recherches en Europe

Tous nos espaces de travail évoluent continuellement. Selon une étude effectuée par Plantronics 1 auprès d’entreprises européennes, seulement la moitié des répondants déclarent travailler cinq jours par semaine au bureau.

“ En Allemagne, seulement 51,4 % des employés travaillent 5 jours au bureau, en France, il s’agit de 51,3% et en Grande-Bretagne de 47,7%. ”

Actuellement, les technologies modernes permettent aux employés de se déplacer de manière plus flexible et de prendre des décisions indépendantes par rapport à leur poste de travail. Ces décisions s’appliquent au bureau et en dehors. Car les espaces de travail ouverts qui favorisent une coopération plus étroite entre collègues deviennent la norme et de moins en moins d’employés travaillent à un endroit ou un poste de travail fixe.

« Nos bureaux sont loin d’être préparés aux besoins des travailleurs numériques, qui accordent de plus en plus d’importance à la concentration et l’exercice. Le manque de concentration entrave la productivité et nuit à la santé des employés. Les bureaux actuels sont toujours aménagés pour deux activités, à savoir
le travail assis derrière l’ordinateur dans un bureau à espace ouvert ou des réunions assises. La réalité ? Il faut créer différents espaces de travail qui conviennent aux besoins des employés. » (John van Hooft, CEO de BakkerElkhuizen).

Une baisse de productivité est la conséquence la plus fréquente des nuisances sonores

La transition vers des environnements modernes et flexibles pose des nouveaux défis aux professionnels. L’acoustique et la façon dont on gère les bruits ambiants représente l’un de ces défis. La même étude montre qu’un environnement de travail fort bruyant a un effet négatif sur les employés et la qualité de leur travail.

“ En Allemagne, il s’agit de 96,5%, en France de 93,5% et en Grande-Bretagne de 89,9%. Des recherches 6 menées aux Pays-Bas montrent que près des deux tiers trouvent qu’ils font moins d’erreurs dans un environnement plus calme. ”

Des employés de bureau des France, Allemagne, Grande Bretagne et Pays-Bas mentionnent des problèmes de concentration et donc une réduction de la productivité
comme l’effet du bruit le plus observé sur le lieu de travail. Ils disent en outre qu’ils pourraient travailler de façon bien plus concentrée dans un environnement moins bruyant.

“ En Allemagne, il s’agit de 65,1% des employés, en France de 65,5% et en Grande-Bretagne de 54,1%. ”

Se tenir à l’écart de l’animation

L’étude met également en évidence les difficultés à contrôler la distraction causée par les bruits ambiants au travail. Les employés interrogés citaient les collègues bruyants comme principale source de nuisance sonore, suivie par des conversations (téléphoniques) et des bruits issus de la technique du bureau – il s’agit à chaque fois de facteurs sur lesquels l’individu a généralement peu d’impact.

En moyenne, 60% des répondants de toutes les régions utilisent un casque auditif pour réduire avec la musique l’influence des bruits de fond afin d’accroître leur productivité. Les entreprises allemandes citaient l’imputation de données (39,8%) et le travail créatif (36,7%) comme activités préférées sur un fond de musique afin de lutter contre les nuisances sonores, tandis que les entreprises française et britanniques préféraient écrire des e-mails (37,6% et 40 %).

Souvent, les bureaux à espace ouvert traditionnels n’offrent pas d’alternatives ni de choix, et ils ne sont pas fabriqués sur mesure pour des tâches ou pratiques spécifiques, forçant ainsi 70% des employés à travailler toute la journée au même endroit. Cette absence de choix a comme effet que seulement 33% des répondants indiquent se sentir plus énergiques en fin de journée.

Mise en exergue : France

Trois sur cinq employés souffrent toute la journée de bruit sur le lieu de travail. D’après un sondage effectué pour Audika (source : Le Figaro), il s’agit d’une exposition nocive pour la concentration, le stress, le manque de patience et qui alimente les troubles du sommeil. Au total, 60% des employés actifs de plus de 35 ans se
plaignent d’une exposition nocive au bruit sur le lieu de travail, pendant plusieurs heures par jour.

Le bruit sur le lieu de travail a des répercussions sur la concentration :
c’est la première répercussion signalée par les employés interrogés (31%), suivie par le stress (29%) et le manque de patience (27%). Et cette nuisance sonore sur le lieu de travail a un coût. Au total, la facture s’élèverait à 19,2 milliards d’euros par an selon une étude du Conseil national du bruit (CNB) et l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), publiée en 2016. Elle comprend des accidents du travail (1,2 milliard d’euros) et la perte de productivité (18 milliards d’euros). Une étude JNA-Ifop estime que le temps de travail de près de six millions de Français serait réduit de plus de 30 minutes par jour.

Nos solutions

« Entre-temps, il a clairement été établi que le bureau à espace ouvert est néfaste pour votre concentration, votre créativité et paradoxalement, également pour la communication interne. Cela paraissait très bon marché, mais les coûts économisés en espace de bureau sont une fraction des pertes causées par les
faibles prestations de vos employés. »

« Heureusement, je constate que beaucoup d’entreprises ont déjà compris cela et incorporent désormais différentes zones, comme des zones de silence pour y travailler de manière concentrée, et d’autres zones où l’on peut parler et collaborer ensemble, » selon Mark Tigchelaar, neuropsychologue.(source: NRC)

Comme nous avons pu lire ci-dessus, un bureau à espace ouvert comme espace de travail est peu recommandable pour la productivité. Il est en outre nécessaire de proposer de bonnes solutions alternatives où les employés peuvent se retirer un instant, organiser des sessions de brainstorming ou téléphoner. Nous avons tenu compte des différentes activités dans un bureau et développé plusieurs solutions :

MindPod

Le MindPod est un espace de travail silencieux où l’on peut se tenir à l’écart de l’animation et du bruit pour travailler en toute tranquillité. Le MindPod est équipé de panneaux acoustiques, avec beaucoup de verre et il est disponible en différentes configurations. En bref, voici un espace de travail à concentration idéal dans un bureau animé à espace ouvert.

“ Accordez-vous un espace tranquille pour travailler de manière concentrée. ”

ScrumRoom

Parfois, nous n’avons pas besoin de travailler en toute tranquillité, mais nous devons également nous réunir dans un espace pour des sessions de brainstorming ou scrum en équipe. Le bureau à espace ouvert ne s’y prête pas non plus. Nous avons donc développé un ScrumRoom. Cet espace est idéal pour y organiser des Scrum Events. Le ScrumRoom est un concept de poste de travail mobile et modulaire qui permet d’organiser des réunions dynamiques et des sessions scrum. L’intimité visuelle et auditive est garantie par des parois acoustiques.

Les 5 Scrum Events
1. Sprint Planning,
2. Daily Scrum,
3. Sprint Review,
4. Sprint Retrospective,
5. The Sprint

Daily Scrum : Le Daily Scrum est une activité que vous souhaitez de préférence effectuer sur le lieu de travail : se réunir brièvement et se concerter, dans votre environnement physique. Il faut tenir compte de deux points d’attention. D’abord, la taille des équipes Scrum varie dans de nombreuses organisations. La composition de ces équipes change souvent, ainsi que leur organisation. Deuxièmement, il y a lieu d’observer – comme souvent dans un environnement de bureaux – une zone de tensions entre le travail individuel et la concentration d’une part et le travail en équipe et les discussions d’autre part. Si plusieurs équipes
Scrum travaillent côte à côte dans un espace ouvert, il faut prêter bien plus attention à l’intimité visuelle et auditive. Le repos visuel et une acoustique agréable revêtent alors davantage d’importance.

BellBooth

Le BellBooth est la solution parfaite pour téléphoner dans un bureau moderne à espace ouvert. Cette cabine téléphonique acoustique que l’on peut complètement fermer représente une solution fonctionnelle pour appeler sans déranger dans un bureau à espace ouvert.

Recommandations

Investissez dans votre poste de travail et adaptez l’espace aux principales fonctions de votre entreprise pour rendre les espaces ouverts plus efficaces.
Diversifiez en dehors des bureaux et intégrez une multiplicité de postes de travail en groupe au bureau.
Soyez à l’écoute des souhaits et des besoins de vos employés.

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